重要政策更新：香港海牙认证（Apostille）办理流程重大调整

近日，香港相关部门发布了关于海牙认证服务的重要通知，该规定将直接影响所有需要通过香港办理国际公证文件的个人与企业。自2025年9月1日起，所有申请香港海牙认证的文件，在递交申请时必须明确填写并确认文件的「最终使用地」。这一步骤已成为强制性要求，缺少此项信息将导致申请无法受理。

新规核心内容与时间节点

根据新规，申请人必须确保所申报的「最终使用地」是《海牙公约》的缔约方。如果文件计划用于非公约成员国或地区，自2026年1月2日起，香港的加签服务组将不再为该类文件签发附加证明书（Apostille）。这意味着，提前核实文件使用国家或地区的公约成员身份变得至关重要。我们建议申请人在准备商业文件公证、学历认证、出生公证或公司注册文件认证等业务前，先行查阅最新的海牙公约成员国名单。

针对中国内地使用的特别提醒

需要特别注意的是：香港出具的文件如需在中国内地使用，不能通过海牙认证渠道办理。由于香港不是主权国家，其文件在内地不具备直接的域外法律效力。正确的办理流程是：先办理香港律师公证，然后由中国法律服务（香港）有限公司加盖「转递专用章」，即完成「公证+转递」流程。这与前往美国、英国、新加坡、加拿大等海牙公约国使用的APOSTILLE认证流程有本质区别。

给申请人的专业建议

面对此次海牙认证新规，我们建议所有申请人：第一，在委托办理任何涉外文书公证认证前，务必确认文件最终使用地（国家/地区）；第二，如使用地为非公约成员，需提前了解该国是否接受其他形式的认证，如领事认证或双认证；第三，对于留学认证、移民文件认证、委托书公证等时效性强的文件，务必预留更长的办理时间，以应对流程核查。专业的公证认证服务机构能为您提供成员国查询、流程梳理及文件预审等关键服务，确保您的公司章程认证、商标专利公证等文件顺利获得国际认可。

总之，新规旨在规范文件流通，确保海牙认证的合法性与有效性。提前规划、准确申报是顺利办结香港海牙加签认证的关键。如有任何关于香港公司公证或涉外公证的疑问，建议咨询专业机构获取最新指引。