香港公司跨境诉讼公证核心文件清单

当香港公司需要在内地参与诉讼程序时，跨境司法公证是确保文件合法有效的关键步骤。这个过程并非想象中复杂，其核心在于通过中国委托公证人及中法转递手续，使香港产生的法律文件获得内地司法机关的认可。主要涉及的基础文件通常包括：香港公司董事决议、公司注册登记证书、商业登记证书以及授权委托书。

三步厘清公证需求与文件准备

首先，需明确该香港公司是否已授权内地律师作为诉讼代理人。这是决定公证范围的关键：

① 无预先授权的情况：仅需对香港公司的主体资格证明文件进行公证，即证明该公司合法存续。

② 已有授权的情况：除主体资格公证外，必须对授权行为本身的合法性进行公证，即需要对董事会决议进行公证，以证明该授权是公司真实意思的表示。

综合而言，为满足内地法院的常见要求，香港公司通常需要准备并公证以下文件：

✅ 董事会决议（证明授权行为）
✅ 公司注册证书（CI）
✅ 最新周年申报表（NAR1）
✅ 公司商业登记证（BR）
✅ 授权委托书（POA）
✅ 法定代表人/董事身份证明文件

回内地使用的标准化流程解析

完成文件准备后，必须遵循法定的跨境文件流转流程：

第一步：中国委托公证人公证。将上述所需材料提交给由中国司法部任命的中国委托公证人。公证人会严格审核文件的真实性、合法性，并出具公证文书。这是文件获得认可的第一步，也是香港公司公证的核心环节。

第二步：中国法律服务（香港）有限公司加章转递。经公证人公证后的文件，必须送至中国法律服务（香港）有限公司申请加盖“转递专用章”。该机构是中国司法部在香港的官方窗口，负责对公证文书进行形式核查与备案。只有完成这份加章转递手续，公证文件在内地使用时才具备完整的法律效力。此流程常被称为“中法转递”，是连接香港与内地法律文书认证的桥梁。

对于需要在其他海牙公约国使用的文件，则可办理香港海牙认证（Apostille），流程更为简化。理解并遵循这些步骤，能帮助香港公司高效应对内地诉讼的程序性要求，确保法律行动顺利推进。